Welke certificeringsinstelling kies je voor ISO 9001?

Voor een geldige ISO 9001 certificering kies je een certificeringsinstelling die geaccrediteerd is door de Raad voor Accreditatie (RvA). Alleen een geaccrediteerde instelling mag officieel erkende ISO 9001-certificaten afgeven die internationaal worden geaccepteerd. De keuze voor de juiste instelling heeft invloed op de kosten, de kwaliteit van de audit en de bruikbaarheid van je certificaat in de markt. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het kiezen, vergelijken en wisselen van een certificerende instelling voor ISO 9001.

Wat zijn de criteria voor een erkende certificeringsinstelling?

Een erkende certificeringsinstelling voor ISO 9001 moet geaccrediteerd zijn door een nationale accreditatie-instantie, zoals de Raad voor Accreditatie (RvA) in Nederland. Accreditatie toont aan dat de instelling aantoonbaar voldoet aan de internationale norm ISO/IEC 17021, die eisen stelt aan de competentie, onpartijdigheid en consistentie van certificerende instellingen.

Concreet betekent dit dat een erkende certificeringsinstelling aan de volgende criteria voldoet:

• Geaccrediteerd door de RvA of een buitenlandse accreditatie-instantie die lid is van het International Accreditation Forum (IAF)
• Aantoonbaar onafhankelijk van de organisatie die zij certificeren, zodat er geen belangenverstrengeling optreedt
• Auditors met relevante sectorkennis en bewezen competentie op het gebied van ISO 9001
• Transparante procedures voor het uitvoeren van audits, het afgeven van certificaten en het behandelen van klachten
• Deelname aan peer review-programma’s en regelmatige bewaking door de accreditatie-instantie

Het RvA-accreditatiemerk op een certificaat is in Nederland de meest betrouwbare indicator dat een instelling aan deze criteria voldoet. Op de website van de RvA kun je controleren welke instellingen geaccrediteerd zijn voor ISO 9001-certificering en voor welke sectoren of normen die accreditatie geldt.

Wat is het verschil tussen geaccrediteerde en niet-geaccrediteerde certificeringsinstellingen?

Het verschil tussen een geaccrediteerde en een niet-geaccrediteerde certificeringsinstelling zit in de officiële erkenning en het gewicht van het certificaat. Een geaccrediteerde instelling is onafhankelijk beoordeeld en goedgekeurd door de RvA. Een niet-geaccrediteerde instelling heeft die externe toetsing niet ondergaan en geeft certificaten af zonder internationale dekking.

In de praktijk heeft dit grote gevolgen:

• Marktacceptatie: Opdrachtgevers, aanbestedende diensten en klanten accepteren doorgaans alleen certificaten van geaccrediteerde instellingen. Een niet-geaccrediteerd certificaat wordt in veel gevallen niet erkend als bewijs van conformiteit met ISO 9001.
• Internationale geldigheid: Certificaten van RvA-geaccrediteerde instellingen worden via het IAF Multilateral Recognition Arrangement (MLA) in meer dan 90 landen erkend. Niet-geaccrediteerde certificaten missen deze internationale dekking volledig.
• Auditkwaliteit: Geaccrediteerde instellingen worden periodiek gecontroleerd op de kwaliteit en onpartijdigheid van hun audits. Bij niet-geaccrediteerde instellingen ontbreekt deze externe controle.
• Kosten: Niet-geaccrediteerde certificaten zijn soms goedkoper, maar de beperkte bruikbaarheid maakt ze in de meeste gevallen een slechte investering.

Kortom: als je een ISO 9001 certificering wilt die daadwerkelijk waarde heeft voor klanten, aanbestedingen en zakelijke relaties, is accreditatie door de RvA geen optie maar een vereiste.

Welke certificeringsinstellingen zijn actief in Nederland voor ISO 9001?

In Nederland zijn meerdere certificeringsinstellingen actief die geaccrediteerd zijn door de RvA voor het uitvoeren van ISO 9001-audits en het afgeven van bijbehorende certificaten. De RvA houdt een actueel register bij van alle geaccrediteerde instellingen, dat vrij raadpleegbaar is via de RvA-website.

Bij het zoeken naar een geschikte instelling is het zinvol om niet alleen te kijken of een instelling geaccrediteerd is, maar ook voor welke sectoren en normen die accreditatie geldt. Sommige instellingen zijn gespecialiseerd in specifieke branches zoals de bouw, de gezondheidszorg of de maakindustrie, terwijl andere instellingen breed inzetbaar zijn over meerdere sectoren.

Omdat de lijst van geaccrediteerde instellingen regelmatig wijzigt door nieuwe accreditaties, uitbreidingen of intrekkingen, is het verstandig om het RvA-register te raadplegen voor de meest actuele informatie. Naast de accreditatiestatus kun je via het register ook zien welke normen een instelling mag certificeren, wat relevant is als je meerdere certificeringen tegelijk wilt behalen, zoals een combinatietraject ISO 9001 en ISO 14001.

Waar moet je op letten bij het vergelijken van certificeringsinstellingen?

Bij het vergelijken van certificeringsinstellingen voor ISO 9001 let je op meer dan alleen de prijs. De kwaliteit van de audit, de sectorkennis van de auditors en de praktische samenwerking zijn minstens zo belangrijk voor een succesvolle en waardevolle certificering.

De belangrijkste vergelijkingscriteria zijn:

• Sectorervaring: Heeft de instelling aantoonbare ervaring in jouw branche? Een auditor met kennis van jouw sector begrijpt de specifieke risico’s, processen en terminologie, wat de kwaliteit van de audit ten goede komt.
• Auditaanpak: Werkt de instelling met vaste auditors of wisselen die bij elke audit? Continuïteit in de auditrelatie bevordert diepgang en begrip van jouw organisatie.
• Kosten en transparantie: Vraag niet alleen naar de prijs van de initiële certificeringsaudit, maar ook naar de kosten van jaarlijkse surveillance-audits en hercertificering na drie jaar. Vergelijk de totale kosten over een volledige certificeringscyclus.
• Doorlooptijd en planning: Hoe snel kan de instelling een audit inplannen? En hoe lang duurt het voordat je na een geslaagde audit het certificaat ontvangt?
• Internationale erkenning: Als je actief bent in het buitenland, controleer dan of het certificaat van de instelling in relevante landen wordt erkend via het IAF MLA.
• Klantgerichtheid: Hoe communiceert de instelling over bevindingen en afwijkingen? Een goede instelling geeft constructieve feedback die je helpt je kwaliteitsmanagementsysteem te verbeteren.

Het loont om bij minimaal drie instellingen een offerte op te vragen en die offertes inhoudelijk te vergelijken. Prijs is een factor, maar de waarde die je haalt uit een kwalitatief goede ISO 9001 audit weegt op de lange termijn zwaarder.

Hoe verloopt het offerteproces bij een certificeringsinstelling?

Het offerteproces bij een certificeringsinstelling voor ISO 9001 start met het aanleveren van basisinformatie over je organisatie. Op basis daarvan berekent de instelling de benodigde auditdagen en stelt een offerte op. De auditomvang is gebaseerd op internationale richtlijnen en hangt af van het aantal medewerkers, de complexiteit van de processen en de scope van het kwaliteitsmanagementsysteem.

Een typisch offerteproces verloopt als volgt:

1. Intake-informatie aanleveren: Je verstrekt gegevens over het aantal medewerkers, de activiteiten die onder de scope vallen, de locaties en eventuele bijzonderheden zoals ploegendiensten of uitbestede processen.
2. Berekening auditdagen: De instelling berekent op basis van de IAF-richtlijnen hoeveel auditdagen nodig zijn voor de initiële certificeringsaudit (fase 1 en fase 2), de jaarlijkse surveillance-audits en de hercertificeringsaudit na drie jaar.
3. Offerte ontvangen: Je ontvangt een offerte met een uitsplitsing van de kosten per auditfase, inclusief eventuele reiskosten en administratieve kosten voor het afgeven van het certificaat.
4. Vergelijken en beslissen: Je vergelijkt de offertes van meerdere instellingen op prijs, aanpak en voorwaarden en maakt een keuze.
5. Contract en planning: Na akkoord sluit je een overeenkomst en worden de auditdata ingepland.

Let er bij het beoordelen van de offerte op dat alle kosten voor de volledige driejarige certificeringscyclus inzichtelijk zijn. Sommige instellingen hanteren lage instapkosten maar rekenen hogere tarieven voor surveillance-audits. Een eerlijke vergelijking kijkt altijd naar de totale investering over drie jaar.

Kun je later nog wisselen van certificeringsinstelling?

Ja, je kunt wisselen van certificeringsinstelling, ook als je al een geldig ISO 9001-certificaat hebt. Een wissel is toegestaan en komt in de praktijk regelmatig voor, bijvoorbeeld bij ontevredenheid over de auditkwaliteit, een te hoge prijsstijging of een betere aansluiting bij een andere instelling. De nieuwe instelling voert bij een wissel doorgaans een overdrachtsaudit of een volledige hercertificeringsaudit uit.

Bij een wissel van certificeringsinstelling zijn er een aantal praktische aandachtspunten:

• Geldigheid van het bestaande certificaat: Je huidige certificaat blijft geldig tot de vervaldatum, ook als je overstapt naar een nieuwe instelling. De nieuwe instelling neemt de resterende looptijd niet automatisch over; zij starten een nieuwe certificeringscyclus.
• Overdrachtsaudit: De nieuwe instelling wil inzicht krijgen in je kwaliteitsmanagementsysteem en de audithistorie. Zorg dat je de rapporten van eerdere audits, corrigerende maatregelen en de directiebeoordeling beschikbaar hebt.
• Timing: Een logisch moment om te wisselen is rondom de hercertificering, die elke drie jaar plaatsvindt. Zo voorkom je dubbele auditkosten en een onnodig korte certificaatperiode bij de nieuwe instelling.
• Informeer je huidige instelling: Het is gebruikelijk en professioneel om je huidige instelling te informeren over je beslissing om over te stappen.

Een wissel van instelling heeft geen invloed op de geldigheid of het niveau van je ISO 9001 certificering zolang je kiest voor een andere geaccrediteerde instelling. Het certificaat blijft internationaal erkend, ongeacht welke RvA-geaccrediteerde instelling het heeft afgegeven.

Hoe Diks Process Support helpt bij het kiezen van de juiste certificeringsinstelling

De keuze voor een certificeringsinstelling voor ISO 9001 is een beslissing die je het liefst goed onderbouwd neemt. Wij begeleiden organisaties niet alleen bij het opbouwen en implementeren van een kwaliteitsmanagementsysteem, maar ook bij alle stappen die daarna komen, inclusief het kiezen van de juiste instelling en het succesvol doorlopen van de certificeringsaudit.

Wat wij concreet voor je doen:

• We helpen je de scope en context van je kwaliteitsmanagementsysteem helder te definiëren, zodat je offerteaanvragen bij instellingen accuraat en vergelijkbaar zijn
• We adviseren op basis van jouw sector, organisatieomvang en doelstellingen welk type instelling het beste bij je past
• We begeleiden je van nulmeting tot aan de externe certificeringsaudit, zodat je goed voorbereid de audit ingaat
• We ondersteunen je bij het opvolgen van auditbevindingen en het borgen van continue verbetering na certificering
• We denken mee over combinatietrajecten als je naast ISO 9001 ook andere normen wilt behalen, zoals een combinatietraject ISO 9001 en VCA

We werken niet voor je, maar met je. Dat betekent dat jouw medewerkers en processen centraal staan en dat we onze aanpak volledig afstemmen op de realiteit van jouw organisatie. Wil je weten hoe wij jouw traject naar ISO 9001-certificering kunnen ondersteunen? Neem contact met ons op en we bespreken graag de mogelijkheden.

Gerelateerde artikelen

• Hoe lang duurt het om SCL gecertificeerd te worden?
• Hoe zorg je voor een succesvolle ISO 27001-implementatie?
• Wat zijn de nadelen van ISO 9001?
• Wat is het verschil tussen SCL en de CO2-prestatieladder?
• Wat zijn veelgemaakte fouten bij SCL implementatie?
• Wanneer heb ik een interim QA manager nodig?
• Wanneer schakel ik een interim kwaliteitsmanager in?
• Wat is het verschil tussen een MVK en een HVK veiligheidskundige?
• Hoe evalueer je een ISO 27001-consultant?
• Welke vragen stel ik bij het selecteren van een interim expert?