Ik verlies opdrachten omdat ik geen certificering heb, wat kan ik doen?

Als je opdrachten verliest omdat je geen certificering hebt, is de oplossing concreet: zorg dat je zo snel mogelijk het juiste certificaat behaalt voor jouw branche en doelgroep. Welke certificering je nodig hebt, hangt af van de sector waarin je werkt en de eisen die opdrachtgevers stellen. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over certificering, doorlooptijd, kosten en begeleiding, zodat je precies weet waar je moet beginnen.

Welke certificeringen zijn vereist om opdrachten te winnen?

De meest gevraagde certificeringen bij aanbestedingen en commerciële opdrachten zijn ISO 9001 (kwaliteitsmanagement), VCA (veiligheid in de bouw en techniek), ISO 14001 (milieubeheer) en ISO 45001 (arbeidsveiligheid). Voor organisaties die werken met persoonlijke gezondheidsinformatie geldt bovendien dat NEN 7510 certificering steeds vaker als harde eis wordt gesteld door opdrachtgevers in de zorg.

Welke certificering voor jou het meeste oplevert, is afhankelijk van de sector en het type opdrachtgever. In de bouw en industrie is VCA vrijwel altijd verplicht. Bij overheidsaanbestedingen zie je ISO 9001 als standaardeis opduiken. Zorginstellingen en ICT-leveranciers die werken met patiëntdata worden steeds vaker gevraagd om aan NEN 7510 te voldoen, mede doordat de Wabvpz dit wettelijk verankert.

Kijk altijd eerst naar de uitvraag van je potentiële opdrachtgever. Veel aanbestedingsdocumenten benoemen specifiek welke certificaten vereist zijn als knock-outcriterium. Dat geeft je een duidelijk startpunt.

Hoe lang duurt het om een certificering te behalen?

De doorlooptijd van een certificeringstraject varieert gemiddeld tussen drie en twaalf maanden, afhankelijk van de complexiteit van de norm, de omvang van je organisatie en de mate waarin je processen al op orde zijn. Een VCA-certificering voor een klein bedrijf kan al binnen enkele weken zijn afgerond, terwijl een ISO 9001- of NEN 7510-traject doorgaans drie tot zes maanden in beslag neemt.

De doorlooptijd wordt bepaald door een aantal factoren:

• De startpositie van je organisatie: Zijn er al processen gedocumenteerd en geborgd, of begin je vrijwel van nul?
• De complexiteit van de norm: Normen als NEN 7510 of ISO 27001 vereisen een volledig informatiebeveiligingsmanagementsysteem (ISMS), wat meer voorbereiding vraagt dan een procesgericht systeem.
• De beschikbare capaciteit intern: Hoe meer tijd en mensen je beschikbaar stelt, hoe sneller het traject verloopt.
• De planning van de certificerende instelling: Auditdagen moeten worden ingepland, wat soms enkele weken wachttijd met zich meebrengt.

Heb je een concrete deadline, bijvoorbeeld een aanbesteding die eraan komt? Communiceer dat dan direct bij de start van je traject. Zo kan de begeleiding worden afgestemd op jouw tijdlijn.

 

 

Wat kost een ISO-certificering voor een bedrijf?

De kosten van een ISO-certificering bestaan uit twee delen: de begeleidingskosten voor de voorbereiding en implementatie, en de auditkosten van de certificerende instelling. De totale investering voor een klein tot middelgroot bedrijf ligt doorgaans tussen de enkele duizenden en tienduizenden euro’s, afhankelijk van de omvang van de organisatie en de complexiteit van de processen.

Concreet zijn de kosten afhankelijk van:

• De omvang van de organisatie: Meer medewerkers en locaties betekent meer auditordagen, wat de certificatiekosten verhoogt.
• De complexiteit van processen en activiteiten: Organisaties met risicovolle of sterk gereguleerde processen hebben meer voorbereiding nodig.
• Bestaande certificeringen: Als je al gecertificeerd bent voor een andere norm, kunnen combinatietrajecten de kosten aanzienlijk drukken. Zo vermindert een gecombineerd traject voor NEN 7510 en ISO 27001 de auditlast, omdat het certificatieschema hierin voorziet.

Voor de auditkosten kun je prijsopgaven opvragen bij geaccrediteerde certificerende instellingen. De Raad voor Accreditatie (RvA) houdt toezicht op deze instellingen. De begeleidingskosten zijn afhankelijk van de ondersteuning die je inschakelt en hoeveel werk je intern oppakt.

Kan ik opdrachten aannemen terwijl ik nog bezig ben met certificeren?

Ja, in veel gevallen kun je opdrachten aannemen terwijl je nog bezig bent met certificeren, maar dit hangt sterk af van de eisen van de opdrachtgever. Sommige opdrachtgevers accepteren een aantoonbaar lopend certificeringstraject als tijdelijk alternatief, zolang je kunt laten zien dat certificering binnen een afgesproken termijn wordt afgerond.

Wat je in deze situatie kunt doen:

• Transparant communiceren: Geef aan dat je actief bezig bent met certificering en wat de verwachte afrondingsdatum is. Veel opdrachtgevers waarderen deze openheid.
• Documentatie aanleveren: Laat zien dat je processen al voldoen aan de eisen van de norm, ook zonder het officiële stempel. Een aantoonbaar werkend managementsysteem geeft vertrouwen.
• Contractuele afspraken maken: Soms is het mogelijk om in het contract vast te leggen dat certificering binnen een bepaalde periode wordt behaald als voorwaarde voor continuering van de opdracht.

Bij wettelijk verplichte certificeringen of harde knock-outcriteria in aanbestedingen is er echter geen ruimte voor uitzonderingen. In die gevallen is het verstandig om het traject zo snel mogelijk te starten.

Welke certificering heeft de meeste impact op nieuwe opdrachten?

ISO 9001 heeft voor de meeste sectoren de grootste directe impact op het binnenhalen van nieuwe opdrachten, omdat het de meest universele en breed erkende kwaliteitsnorm is. Voor specifieke sectoren kan een andere certificering echter meer gewicht hebben: VCA is onmisbaar in de bouw en techniek, en NEN 7510 is bepalend voor organisaties die actief zijn in de zorg en werken met persoonlijke gezondheidsinformatie.

Kijk bij het bepalen van prioriteit naar drie factoren:

• Wat vragen jouw doelgroep en opdrachtgevers expliciet? Analyseer recente aanbestedingen en offerteaanvragen in jouw markt.
• Wat doet de concurrentie? Als de meeste spelers in jouw markt al gecertificeerd zijn, is het ontbreken van een certificaat een direct nadeel.
• Wat sluit aan bij jouw groeistrategie? Een combinatietraject voor meerdere normen tegelijk kan efficiënter zijn dan afzonderlijke trajecten.

Voor zorgorganisaties en ICT-leveranciers in de zorg geldt dat NEN 7510 steeds vaker een harde eis is. De norm is wettelijk verankerd via de Wabvpz en de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) verwacht dat zorgaanbieders een functionerend ISMS hebben en aantoonbaar aan de norm voldoen. Certificering is daarbij de meest erkende manier om naleving te bewijzen.

Hoe vind ik de juiste begeleiding bij het behalen van een certificering?

De juiste begeleiding bij certificering herken je aan drie kenmerken: sectorkennis, een praktische aanpak en aantoonbare ervaring met de specifieke norm die jij wilt behalen. Kies een adviseur die niet alleen de theorie kent, maar ook begrijpt hoe jouw organisatie werkt en hoe verandering in de praktijk wordt doorgevoerd.

Let bij het kiezen van begeleiding op het volgende:

• Sectorspecifieke kennis: Een adviseur die jouw branche kent, begrijpt welke risico’s en processen relevant zijn en kan de norm direct vertalen naar jouw situatie.
• Hands-on ondersteuning: Goede begeleiding stopt niet bij advies op papier. De adviseur werkt mee aan de implementatie en ondersteunt je tot en met de certificeringsaudit.
• Kennis van aanverwante normen: Als je later wilt uitbreiden, is het handig als de begeleider ook aanverwante normen kent. Zo kun je een gecombineerd traject opzetten dat efficiënter is en minder dubbele auditlast met zich meebrengt.
• Duidelijkheid over doorlooptijd en kosten: Een betrouwbare adviseur is transparant over wat het traject inhoudt, hoe lang het duurt en wat het kost.

Vraag altijd naar concrete voorbeelden van eerdere trajecten en stel gerichte vragen over hoe de adviseur omgaat met knelpunten tijdens de implementatie. Lees ook onze kennisbank voor meer inhoudelijke informatie over specifieke normen en trajecten.

Hoe Diks Process Support helpt bij het behalen van jouw certificering

Wij begrijpen dat het verliezen van opdrachten door het ontbreken van een certificering frustrerend is. Daarom begeleiden wij organisaties van intake tot certificering, op een manier die past bij jouw tempo en organisatie. Wat wij bieden:

• Trajectbegeleiding op maat: Van een eerste GAP-analyse tot de uiteindelijke certificeringsaudit, wij lopen het hele traject met je mee.
• Brede expertise: Wij ondersteunen bij ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, VCA, NEN 7510, ISO 27001 en meer.
• Combinatietrajecten: Meerdere certificeringen tegelijk aanpakken? Wij zorgen voor een efficiënte aanpak zonder dubbele werkzaamheden.
• Interim ondersteuning: Heb je tijdelijk een interim kwaliteitsmanager of KAM-coördinator nodig? Ook daarvoor staan wij klaar.
• Trainingen: Van interne audittrainingen tot VCA-cursussen, wij zorgen dat jouw medewerkers de kennis hebben om het systeem levend te houden.

Wil je weten welke certificering het meeste oplevert voor jouw organisatie en hoe snel je kunt starten? Neem contact op en we denken graag vrijblijvend met je mee.

 

Gerelateerde artikelen

• Wat kost SCL certificering voor bedrijven?
• Waarom eisen ziekenhuizen en gemeenten een kwaliteitscertificaat?
• Welke voorbereiding is nodig voor ISO 9001 start?
• Wat verwachten grote opdrachtgevers van jouw veiligheidsbeleid?
• Wat is het verschil tussen SCL en ISO 45001?
• Wat zijn veelgemaakte fouten bij SCL implementatie?
• Wat kost een interim kwaliteitsmanager per dag?
• Wat is het verschil tussen ISO 9001 en ISO 27001?
• Wat is het verschil tussen interim en detachering?
• Hoe snel kan een interim expert starten?