Voor George Pisa & Zn. Tailleurs waren ISO 9001 en ISO 14001 geen doel op zich, maar een noodzakelijke stap om mee te kunnen doen aan een Europese aanbesteding. Het Eindhovense bedrijf, gespecialiseerd in ceremoniële kleding, uniformen, toga’s, gilde-, schutters-, en muziekkleding, moest binnen korte tijd zowel een kwaliteitsmanagementsysteem als een milieumanagementsysteem opzetten en laten certificeren. Samen met Diks Process Support werd het traject succesvol afgerond. Karin Horvers, Office Manager bij George Pisa & Zn. Tailleurs, vertelt hoe zij dit heeft ervaren.
George Pisa & Zn. Tailleurs
George Pisa & Zn. Tailleurs is een familiebedrijf met een lange geschiedenis in het vervaardigen van maatkleding, uniformen en ceremoniële kleding. Vanuit Eindhoven werkt het bedrijf voor uiteenlopende klanten waarbij kwaliteit, vakmanschap en maatwerk centraal staan.
In de bijna 100 jaar van het bestaan heeft een bedrijf een uitstekende reputatie opgebouwd. Veel kennis zit in de mensen zelf. Een groot deel van de medewerkers werkt al jarenlang binnen de organisatie en kent het vak tot in detail. Die combinatie van ervaring en vakmanschap vormt nog altijd de basis van het succes van George Pisa & Zn. Tailleurs.
ISO 9001 en ISO 14001 nodig voor een aanbesteding
De aanleiding voor ISO 9001 en ISO 14001 was een Europese aanbesteding waarvoor certificering verplicht was. Zonder de certificaten kon George Pisa & Zn. Tailleurs niet deelnemen. “Voor deze aanbesteding hadden we ISO 9001 en ISO 14001 nodig, met een harde deadline”, vertelt Karin. “Dat betekende dat we snel moesten schakelen.”
Hoewel er tijdsdruk was, hoefde het bedrijf niet helemaal opnieuw te beginnen. Veel processen waren in de praktijk al goed geregeld. De grootste uitdaging zat vooral in het vastleggen van bestaande werkwijzen. “Eigenlijk deden we alles al”, legt Karin uit. “Alleen stond het niet altijd op papier. Voor ISO moet je kunnen aantonen hoe je werkt en dat moesten we beter vastleggen.”
Op zoek naar een praktische partner
Bij de zoektocht naar begeleiding kwam George Pisa & Zn. Tailleurs via Google terecht bij Diks Process Support. Het bedrijf zocht een partij die snel kon schakelen en vooral praktisch te werk ging. “We hadden geen behoefte om het wiel opnieuw uit te vinden”, zegt Karin. “We zochten iemand die ons kon helpen om alles goed op papier te krijgen en ons door het traject heen kon begeleiden.”
Die praktische aanpak werd direct gewaardeerd. “De samenwerking was supersnel en heel relaxed. Wat ik prettig vond, was dat het niet pushy was. Er werd niet geprobeerd om zoveel mogelijk uren te schrijven. We kregen hulp wanneer we die nodig hadden.” Daardoor bleef het traject overzichtelijk en werden de kosten beheersbaar gehouden. “Dat gaf vertrouwen. Het voelde alsof er echt werd gekeken naar wat wij nodig hadden.”
Van bestaande werkwijze naar een kwaliteitssysteem
Samen met adviseur Dirk werd het kwaliteitssysteem opgebouwd. Diks Process Support leverde verschillende templates en formats aan die vervolgens werden afgestemd op de organisatie. “Er zijn veel documenten en templates aangeleverd die ik vervolgens verder heb uitgewerkt”, vertelt Karin. “Daarna namen we alles samen door om te kijken of het goed aansloot op onze manier van werken.”
Volgens Karin zat de grootste uitdaging vooral in het documenteren van bestaande processen. Binnen het bedrijf wordt veel kennis gedeeld via ervaring en onderlinge communicatie. Omdat medewerkers al jarenlang samenwerken, zijn veel werkzaamheden vanzelfsprekend geworden. “We zijn een relatief klein team. Iedereen weet veel van elkaar en van wat er speelt. Alleen moet je voor ISO aantoonbaar maken hoe dingen verlopen. Dat was voor ons de grootste stap.”
Het resultaat was geen compleet nieuwe werkwijze, maar een kwaliteitssysteem dat aansloot op de praktijk van de organisatie.
Goed voorbereid de audit in
Naast het opzetten van de documentatie hielp Diks Process Support ook bij de voorbereiding op de audit. Daarbij werd aandacht besteed aan de medewerkers die vragen van de auditor zouden krijgen. “Voor sommige mensen was dat best spannend vertelt Karin. “Daarom heeft Dirk vooraf een soort oefenronde gedaan. Zo kregen medewerkers een beeld van wat ze konden verwachten.”
Dat gaf rust binnen de organisatie. Medewerkers wisten beter welke vragen gesteld konden worden en hoe zij hun werkzaamheden konden toelichten. De audit verliep vervolgens succesvol en beide certificeringen werden binnen de benodigde termijn behaald. Daardoor kon George Pisa & Zn. Tailleurs tijdig deelnemen aan de aanbesteding waarvoor ISO 9001 en ISO 14001 vereist waren.
Super efficiënt en snel
Met het behalen van ISO 9001 en ISO 14001 beschikt George Pisa & Zn. Tailleurs nu over managementsystemen die aansluiten bij de dagelijkse praktijk én voldoen aan de eisen van opdrachtgevers en aanbestedingen. Volgens Karin was de samenwerking met Diks Process Support precies wat het bedrijf nodig had. “Super efficiënt en snel”, zo omschrijft Karin de samenwerking. “Dirk dacht mee, schakelde snel en hielp precies waar nodig. Daardoor bleef het traject overzichtelijk en haalbaar.”
Ook ISO 9001 en ISO 14001 behalen zonder onnodig ingewikkeld traject? Neem contact op met ons.
